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电子文件归档与管理规范

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电子文件归档与管理规范

发布日期:2020-07-13 作者:英辉档案 点击:

文书档案盒11.jpg


1 范围

  本标准规定了在公务活动中产生的,具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。
  本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理,其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。
  2 规范性引用文件
  下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的新版本。凡是不注日期的引用文件,其新版本适用于本标准。
  DA/T 18 档案著录规则
  DA/T 22 归档文件整理规则
  3 术语和定义
  下列术语和定义适用于本标准。
  3.1 电子文件 electronic records
  指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。
  3.2 归档电子文件 archival electronic records
  指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3.1)。
  3.3 背景信息 context
  指描述生成电子文件(3.1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
  3.4 元数据 metadata
  指描述电子文件(3.1)数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
  3.5 逻辑归档 logical filing
  指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3.1)的管理权限向档案部门移交的过程。
  3.6 物理归档 physical filing
  指把电子文件(3.1)集中下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。
  3.7 真实性 authenticity
  指对电子文件(3.1)的内容、结构和背景信息(3.3)进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。
  3.8 完整性 integrity
  指电子文件(3.1)的内容、结构、背景信息(3.3)和元数据(3.4)等无缺损。
  3.9 有效性 utility
  指电子文件(3.1)应具备的可理解性和可被利用性,包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
  3.10 捕获 capture
  指对电子文件(3.1)进行实时收集和存储的方法与过程。
  3.11 迁移 migration
  指将源系统中的电子文件(3.1)向目的系统进行转移存储的方法与过程。

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